Tirer le meilleur parti des logiciels de gestion de projet

Traduit de “Making the most of project software” de Wayne Turmel, publié le 29 septembre 2011.

À les entendre, les gestionnaires de projet (GdeP) sont vraiment une race à part. Ils aiment penser qu'ils détiennent des compétences et des connaissances que les simples mortels ne possèdent pas. Si vous êtes un gestionnaire « ordinaire » (aussi connu sous les titres de gestionnaire fonctionnel, chef d'équipe, ou plusieurs autres noms encore plus désobligeants dont les GdeP certifiés vous affublent quand ils pensent que vous ne pouvez pas les entendre), croyez-vous que vous pouvez apprendre quelque chose d'eux? Oui, surtout quand il s'agit d’adoption de logiciels et de technologie.

D'abord, il est certain que tous les gestionnaires ont à diriger des projets à l'occasion, et que tous les projets comportent un certain degré de gestion de personnel, seulement à des degrés différents. La différence est que les gestionnaires de projet ont été plus rapides à adopter la technologie. Et nous pouvons apprendre beaucoup de ce qui fonctionne - et de ce qui ne fonctionne pas.

J'ai (l’auteur, ndtr) récemment discuté avec Arpan Shah, directeur de produit pour Microsoft Project. En lui parlant des nouveautés de la dernière version du logiciel de gestion de projet, j'ai appris beaucoup de choses qui ne sont pas spécifiques aux projets, mais plutôt des défis auxquels tous les gestionnaires font face.

Le lieu de travail se transforme de plus en plus et tend vers le «paradigme projet». Les équipes de projet sont le plus souvent assemblées dans le but spécifique de réaliser le projet et ensuite, dissoutes lorsque c'est terminé. Pensez à combien d'équipes, de groupes de travail, ou de groupes avec qui vous travaillez et qui sont mis en place de la même manière. La «Matrice» de gestion (où vous ne gérez pas réellement les personnes impliquées, mais où vous avez toute la responsabilité de la réussite ou de l'échec) est devenue la nouvelle norme.

Les projets sont très coûteux et sujets à l'échec - ils ont besoin de toute l'aide qu'ils peuvent obtenir. Selon de nombreuses sources, plus de 70% des dépenses en capital sont faites sur des projets (principalement l'informatique et certains travaux de construction). Voilà de bonnes nouvelles si vous êtes dans le domaine.

Mais selon le «Rapport 2009 sur le Chaos", 68% des projets sont considérés comme des échecs. C'est beaucoup d'argent jeté par les fenêtres. Il n'est donc pas étonnant que les gens se tournent vers la technologie pour recueillir des données et gérer l'information aussi efficacement que possible. Votre travail est-il moins important?

Les logiciels de gestion de projets sont une affaire de gros sous, et pour une bonne raison - en fait, le marché total des logiciels de planification et suivi de projets est estimé à 3,1 milliards de dollars américains. Qu'il s'agisse d'un géant comme Microsoft Project, avec ses 20 millions d'utilisateurs dans le monde, ou de plus petits outils comme Basecamp ou ProjectManager.com, les gens ont besoin d'organiser, de partager et de donner un sens à toutes les informations associées à ce travail.

Les logiciels et la technologie peuvent vous aider avec les problèmes de communication de vos équipes. Même s’ils ne sont pas spécialement conçus pour les projets, des outils comme ceux-ci illustrent bien comment la technologie peut aider votre équipe. Après tout, qu'est-ce qu'ils font? Ils vous aident à publier des informations d'une façon telle que tout le monde de l'équipe peut y accéder, les comprendre, les saisir et organiser les métriques importantes et ainsi vous aider à suivre les mille petits détails qui peuvent faire la différence entre le succès et l’échec. Si vous retirez le mot «projet», ce que nous venons de décrire, ne s'applique-t-il PAS à ce que vous faites chaque jour?

Une différence majeure est que les équipes de projet sont généralement constituées de gens qui sont enclins à utiliser la technologie à bon escient (ingénieurs, informaticiens et autres). Que faire si vous n'êtes pas un groupe technique? Comment pouvez-vous amener les gens à utiliser des outils logiciels et en ligne pour les aider à mieux travailler ensemble?

Shah a une suggestion pour aider à accélérer l'adoption de la technologie par les gestionnaires. Il l'appelle «politique et la gouvernance". Essentiellement, cela signifie que l'utilisation des systèmes d'information devrait être la politique - établie en collaboration avec votre équipe (peut-être même en formant un conseil des communications ou de gouvernance).

Une fois que la politique est en place, vous assurez la responsabilisation en utilisant les fonctions de rapport, pour mesurer vos indicateurs de performance et l’atteinte des livrables. Même s’ils ont tout fait, si ce n'est pas dans le système, ils vont avoir l’air d’être "dans le rouge" et seront tenus responsables. La formation doit être fréquente et disponible, et peut être formelle ou informelle. Nul besoin que ce soit toujours traité comme un « cours ».

Utilisez les utilisateurs qui réussissent comme des évangélistes pour encourager les autres à monter à bord. Enfin, créez un sentiment de communauté en utilisant des modèles partagés et adoptez constamment ce qui fonctionne le mieux.

Alors avez-vous besoin d'un outil imposant comme Project, même si vous ne faites pas beaucoup de projets? Probablement pas, mais sur une plus petite échelle, il y a des outils comme Google Docs et autres qui travaillent sur les mêmes principes. Et soyez conscient que grand n'est pas toujours synonyme de mauvais.

Un avantage des outils d'entreprise comme Project est qu'il se marie bien avec vos autres outils tels que SharePoint, Outlook et d'autres que vos employés utilisent déjà (ou devraient les utiliser puisque l’entreprise a déjà payé pour se les procurer). Ça peut rendre l'adoption plus facile.

Qu'il s'agisse d'un méga projet de construction ou simplement d’essayer d'obtenir des chiffres de vente à jour, le principe est le même : l'outil est à vous et à votre équipe. Vous avez besoin du bon logiciel, et vous avez besoin d’amener les gens à l'utiliser.

Si vous avez du mal à amener les gens à adopter de tels outils au travail, consultez le livre blanc Beat the Hype Cycle - Comment amener les gens à utiliser les outils de présentation Web que vous avez déjà payés.